💼 Digitale Lohnabrechnung – Datenschutzkonform bereitgestellt

Digitale Lohnabrechnung rechtswirksam – was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Die digitale Lohnabrechnung gewinnt in Zeiten zunehmender Digitalisierung und Nachhaltigkeit erheblich an Bedeutung. Viele Unternehmen entscheiden sich zunehmend dafür, Gehaltsabrechnungen elektronisch bereitzustellen, um Papieraufwand zu reduzieren und Prozesse zu optimieren. Doch stellt sich dabei die entscheidende Frage: Ist eine digitale Entgeltabrechnung rechtlich zulässig und was müssen Arbeitgeber dabei beachten? Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat hierzu in einem wegweisenden Urteil vom 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) umfassende Klarheit geschaffen und konkrete Vorgaben formuliert, die Arbeitgeber unbedingt berücksichtigen sollten, um rechtssicher agieren zu können.

Hintergrund des BAG-Urteils zur digitalen Entgeltabrechnung

Im konkreten Fall stritten Arbeitnehmerin und Arbeitgeber über die Wirksamkeit von elektronisch bereitgestellten Entgeltabrechnungen in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach. Die Klägerin verlangte weiterhin Papierabrechnungen und widersprach ausdrücklich der digitalen Bereitstellung.

Entscheidung des BAG – Holschuld statt Bringschuld

Das BAG entschied zugunsten des Arbeitgebers: Die digitale Bereitstellung der Entgeltabrechnung erfüllt grundsätzlich den gesetzlichen Anspruch nach § 108 Abs. 1 GewO. Entgegen der Ansicht der Arbeitnehmerin stellte das BAG klar:

„Der gesetzliche Anspruch auf Erteilung einer Entgeltabrechnung begründet eine Holschuld, die der Arbeitgeber grundsätzlich dadurch erfüllen kann, dass er die Abrechnung in Textform in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt.“ (BAG, Az. 9 AZR 48/24)

Gesetzliche Grundlagen zur digitalen Entgeltabrechnung

Gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO hat der Arbeitgeber bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Diese Textform (§ 126b BGB) erfordert kein Papier, sondern kann digital erfolgen, solange der Arbeitnehmer dauerhaft Zugriff auf die Dokumente hat.

Was bedeutet Textform (§ 126b BGB)?

Die gesetzliche Textform ist erfüllt, wenn:

• eine lesbare Erklärung
• auf einem dauerhaften Datenträger
• personenbezogen gespeichert

zur Verfügung gestellt wird. Ein sicheres Online-Portal (digitales Mitarbeiterpostfach) erfüllt diese Bedingungen.

Was gehört in eine Gehaltsabrechnung?

Jede Gehaltsabrechnung muss gesetzlich festgelegte Mindestangaben enthalten (§ 108 Abs. 1 Satz 2 GewO). Dazu zählen insbesondere:

• Abrechnungszeitraum: Angabe des Monats oder des Zeitraums, für den das Entgelt gezahlt wird.
• Bruttogehalt: Höhe des vereinbarten Entgelts vor Abzügen.
• Zulagen und Zuschläge: detaillierte Aufstellung von Sonderzahlungen wie Schichtzulagen oder Überstundenvergütung.
• Abzüge: Klarstellung aller vorgenommenen Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
• Nettogehalt: das tatsächlich ausgezahlte Entgelt nach Abzug aller Steuern und Sozialabgaben.
• Auszahlungsbetrag und -datum: die genaue Summe sowie das Datum der Auszahlung.

Praktische Konsequenzen für Arbeitgeber

Für Unternehmen bedeutet das Urteil Rechtssicherheit bei der Umstellung auf digitale Prozesse. Doch Arbeitgeber müssen einige Punkte beachten:

• Passwortschutz und Sicherheit: Das digitale Mitarbeiterpostfach muss geschützt und personenbezogen zugänglich sein.
• Verfügbarkeit: Dokumente müssen mindestens 12 Monate online abrufbar sein (so zumindest im hiesigen Fall).
• Zugang ermöglichen: Falls Mitarbeiter keinen privaten Zugang besitzen, muss ein Zugang am Arbeitsplatz ermöglicht werden.

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats beachten

Arbeitgeber müssen beachten, dass ein digitales Mitarbeiterpostfach als technische Einrichtung unter die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG fällt. Eine wirksame Einführung setzt daher eine entsprechende Betriebsvereinbarung voraus.

Datenschutzrechtliche Aspekte

Die Bereitstellung digitaler Entgeltabrechnungen ist datenschutzrechtlich nach der DSGVO (Art. 6 Abs. 1 lit. c, Art. 28 Abs. 3 DSGVO) zulässig, wenn:

• nur erforderliche Daten verarbeitet werden
• der externe Anbieter datenschutzrechtlich eingebunden ist
• der Umfang der Daten der Papierform entspricht

Arbeitnehmerrechte bei digitalen Abrechnungen

Auch Arbeitnehmer profitieren von digitalen Lösungen. Wichtige Rechte:

• Barrierefreier Zugriff auf Entgeltabrechnungen
• Kein Zwang zu privater IT-Ausstattung
• Möglichkeit, Dokumente zu speichern oder auszudrucken

Ein generelles Recht auf Papierform besteht nicht, sofern keine besonderen Härtegründe vorliegen.

Zukunftssichere digitale Lohnabrechnung – rechtssicher mit dem BAG-Urteil

Mit dem Urteil stärkt das BAG sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Arbeitgeber profitieren von klaren Leitlinien und können rechtssicher die Vorteile der Digitalisierung ausschöpfen. Sie sollten proaktiv handeln und die digitale Umstellung strategisch planen, indem sie Datenschutzstandards wahren und den Betriebsrat frühzeitig einbinden. Arbeitnehmer können sich darauf verlassen, dass ihre Rechte bei digitalen Lösungen gewahrt bleiben und erhalten zugleich einen bequemen Zugang zu wichtigen Informationen. Diese Balance macht die digitale Lohnabrechnung zu einem nachhaltigen Gewinn für alle Beteiligten.

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