Rückzahlung überzahlten Arbeitsentgelts nach Kündigung: Was Arbeitnehmer aus dem LAG-Urteil lernen

Die Rückzahlung überzahlten Arbeitsentgelts kann auch dann an einer Ausschlussfrist scheitern, wenn der Arbeitgeber zunächst tatsächlich einen Rückzahlungsanspruch hatte. Das zeigt das Urteil des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg vom 28. Januar 2026 – 4 Sa 41/25. Im Mittelpunkt stand eine Zahlung, die nach einer fristlosen Kündigung noch automatisch an den Arbeitnehmer ausgekehrt worden war.

Das Gericht nahm zunächst an, dass die Zahlung für einen Zeitraum ohne bestehendes Arbeitsverhältnis erfolgt war und deshalb grundsätzlich zurückgefordert werden konnte. Die Rückforderung scheiterte aber letztlich an der vertraglichen Ausschlussfrist. Für Arbeitnehmer ist die Entscheidung deshalb vor allem wegen der Frage bedeutsam, wie genau solche Fristen funktionieren und was nach einer gescheiterten ersten Klage zu beachten ist.

Rückzahlung überzahlten Arbeitsentgelts: Der konkrete Fall

Der Arbeitnehmer war seit Juli 2019 als Projektleiter beschäftigt. Die Arbeitgeberin kündigte das Arbeitsverhältnis mit Schreiben vom 19. Januar 2023 außerordentlich und fristlos, hilfsweise ordentlich. Trotzdem wurde noch das volle Entgelt für den Monat Januar einschließlich bestimmter Zuschüsse abgerechnet und ausgezahlt.

Der Grund lag nach den Feststellungen des Gerichts in einem automatisierten Abrechnungsablauf. Die Abrechnungsdaten waren bereits vor Ausspruch der Kündigung an den externen Steuerberater übermittelt worden. Die Lohnjournale gingen erst am 23. Januar 2023 wieder bei der Arbeitgeberin ein. Die anschließende Sammelüberweisung war nach der Darstellung des Gerichts weitgehend automatisiert.

In einem vorausgegangenen Kündigungsschutzverfahren war zunächst festgestellt worden, dass das Arbeitsverhältnis erst zum 28. Februar 2023 endete. Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg änderte diese Entscheidung später jedoch ab. Mit Urteil vom 21. November 2024 – 3 Sa 63/23 – stand rechtskräftig fest, dass das Arbeitsverhältnis bereits am 19. Januar 2023 beendet worden war.

Damit ging es in dem späteren Verfahren um die Zahlung für den Zeitraum vom 20. bis zum 31. Januar 2023. Die Arbeitgeberin verlangte diesen Betrag unter dem Gesichtspunkt der ungerechtfertigten Bereicherung zurück. Das Arbeitsgericht Stuttgart wies die Klage mit Urteil vom 4. Juni 2025 – 18 Ca 364/25 – ab. Gegen diese Entscheidung legte die Arbeitgeberin Berufung ein.

Warum zunächst ein Rückzahlungsanspruch nach § 812 BGB bestand

Das Landesarbeitsgericht stellte klar, dass die Arbeitgeberin ursprünglich einen Rückzahlungsanspruch nach § 812 BGB hatte. Der Arbeitnehmer hatte das Entgelt für den fraglichen Zeitraum ohne Rechtsgrund erhalten, weil das Arbeitsverhältnis nach der rechtskräftigen Vorentscheidung bereits am 19. Januar 2023 beendet war.

Das bedeutet allerdings nicht, dass jede Überzahlung automatisch sofort zurückgezahlt werden muss. Im konkreten Verfahren war zunächst zu klären, ob die Arbeitgeberin die Rückforderung wegen ihrer eigenen Kenntnis von der fehlenden Zahlungspflicht nicht mehr verlangen konnte. Diese Frage betrifft § 814 BGB bei Überzahlung.

Nach der vom Landesarbeitsgericht zugrunde gelegten Auslegung reicht es für § 814 BGB nicht aus, dass der Leistende lediglich die tatsächlichen Umstände kennt. Er muss im Zeitpunkt der Zahlung auch positiv wissen, dass er rechtlich nicht zur Leistung verpflichtet ist. Eine bloß versehentliche Zahlung erfüllt diese Voraussetzung nicht ohne Weiteres.

Das Gericht sah hier keine bewusst widersprüchliche Zahlung. Die wesentlichen Schritte für die Entgeltabrechnung waren bereits vor der Kündigung veranlasst worden. Die später zurückerhaltenen Lohnjournale führten nach der Bewertung des Gerichts nicht dazu, dass die Arbeitgeberin noch einen vollständig neuen Abrechnungslauf hätte durchführen müssen. Die Zahlung beruhte vielmehr auf dem bereits angestoßenen automatisierten Verfahren.

Für Arbeitnehmer folgt daraus keine allgemeine Berechtigung, überzahltes Gehalt stets zu behalten. Das Gericht hat vielmehr die konkrete Abwicklung, den Zeitpunkt der Datenübermittlung und den automatisierten Zahlungsprozess bewertet. Andere Umstände, etwa eine ausdrücklich bewusst freigegebene Zahlung trotz sicherer Kenntnis der Überzahlung, können anders zu beurteilen sein.

Die Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag entschied den Prozess

Entscheidend war anschließend die Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag. Die Klausel sah vor, dass Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis innerhalb von drei Monaten nach ihrer Fälligkeit in Textform geltend gemacht werden mussten. Nach einer Ablehnung sollte der Anspruch innerhalb weiterer drei Monate eingeklagt werden. Es handelte sich damit um eine sogenannte doppelte Ausschlussfrist.

Eine solche Regelung enthält zwei Stufen. Auf der ersten Stufe muss der Anspruch innerhalb der vereinbarten Frist gegenüber der anderen Vertragspartei angezeigt werden. Auf der zweiten Stufe muss innerhalb einer weiteren Frist Klage erhoben werden, wenn der Anspruch abgelehnt wurde. Wird eine Stufe versäumt, kann der Anspruch erlöschen.

Das Landesarbeitsgericht ordnete den Rückzahlungsanspruch als Anspruch aus dem Arbeitsverhältnis ein. Maßgeblich war nicht allein, dass die Arbeitgeberin ihre Forderung auf ungerechtfertigte Bereicherung stützte. Entscheidend war vielmehr, dass der Anspruch in der arbeitsvertraglichen Beziehung zwischen den Parteien wurzelte.

Die Arbeitgeberin hatte die erste Stufe nach den Feststellungen des Gerichts eingehalten. Sie hatte am 30. März 2023 in dem bereits laufenden Verfahren eine Widerklage erhoben. Diese Widerklage im Arbeitsrecht betraf zunächst die Rückzahlung der Überzahlung.

Problematisch war jedoch die zweite Stufe. Die Widerklage wurde vom Arbeitsgericht als unzulässig abgewiesen. Die Arbeitgeberin griff diese Abweisung anschließend nicht mit der Berufung an. Die Entscheidung über die Widerklage wurde deshalb rechtskräftig. Erst im Januar 2025 erhob die Arbeitgeberin wegen der Überzahlung erneut Klage.

Das war nach Auffassung des Landesarbeitsgerichts zu spät. Zwischen der Rechtskraft der früheren Entscheidung und der erneuten Klage lagen mehr als 13 Monate. Nach einem so langen Zeitraum musste der Arbeitnehmer nicht mehr damit rechnen, dass die Arbeitgeberin denselben Anspruch noch einer materiellen Prüfung zuführen würde.

Warum die erste Klage die Frist nicht dauerhaft rettete

Die Arbeitgeberin argumentierte, sie habe ihren Anspruch bereits rechtzeitig gerichtlich geltend gemacht. Die spätere Umstellung des Antrags habe nicht bedeutet, dass sie die Forderung aufgegeben habe. Das Landesarbeitsgericht folgte dieser Argumentation nicht.

Es stellte zwar klar, dass die Widerklage nicht einfach mit einer Klagerücknahme gleichgesetzt werden konnte. Die Arbeitgeberin hatte ihren Antrag lediglich umgestellt. Trotzdem blieb es dabei, dass der erste Rechtsstreit ohne eine inhaltliche Prüfung des Rückzahlungsanspruchs beendet worden war.

Der Zweck der Ausschlussfristen besteht nach der Entscheidung darin, möglichst schnell Rechtssicherheit und Rechtsklarheit herzustellen. Der Anspruchsteller soll seine Forderung zeitnah prüfen und verfolgen. Der Anspruchsgegner soll erkennen können, ob er noch mit einer ernsthaften Inanspruchnahme rechnen muss, Beweise sichern und sich auf den möglichen Prozess einstellen können.

Das Landesarbeitsgericht ließ ausdrücklich offen, ob nach einer unzulässigen Klage eine sofortige erneute Klage oder eine Berufung erforderlich gewesen wäre. Für den konkreten Fall stellte es aber fest, dass das mehr als 13-monatige Zuwarten jedenfalls zu lang war. Auch eine mögliche entsprechende Anwendung der Regeln über die Hemmung von Verjährungsfristen half der Arbeitgeberin nicht weiter. Selbst unter dieser Annahme wäre die erneute Klage verspätet gewesen.

Was Arbeitnehmer bei einer Rückforderung prüfen sollten

Wer nach einer Kündigung mit einer Rückforderung zu viel gezahlten Lohns konfrontiert wird, sollte nicht nur die Höhe der Forderung kontrollieren. Ebenso wichtig ist der Arbeitsvertrag. Dort können Ausschlussfristen stehen, die Ansprüche innerhalb kurzer Zeit entfallen lassen. Zu prüfen ist insbesondere, ob eine einstufige oder eine doppelte Ausschlussfrist vereinbart wurde und in welcher Form Ansprüche geltend gemacht werden müssen.

Außerdem sollte die zeitliche Abfolge genau festgehalten werden: Wann wurde gekündigt? Wann wurde die Zahlung abgerechnet und ausgeführt? Wann erhielt der Arbeitgeber Kenntnis von einer möglichen Überzahlung? Wann wurde die Rückforderung erstmals erklärt? Gerade bei automatisierten Lohnabrechnungen können diese Zeitpunkte für die rechtliche Bewertung eine erhebliche Rolle spielen.

Die Abrechnung sollte zudem zwischen Bruttobeträgen, Nettobeträgen, Steuerabzügen, Sozialversicherungsbeiträgen und Arbeitgeberzuschüssen unterscheiden. Auch im entschiedenen Fall verlangte die Arbeitgeberin unterschiedliche Beträge auf unterschiedlichen rechtlichen Wegen. Eine pauschale Zahlungsaufforderung beantwortet daher nicht automatisch, welcher Betrag tatsächlich geschuldet sein könnte.

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn bereits ein früherer Prozess geführt wurde. Die Verbindung von Kündigungsschutzklage und Lohnzahlung bedeutet nicht automatisch, dass eine Rückforderung im selben Verfahren dauerhaft gesichert ist. Eine Widerklage, eine Antragsänderung, eine Klageabweisung und eine spätere neue Klage können jeweils eigene fristwahrende oder fristbeendende Auswirkungen haben.

Eine anwaltliche Prüfung kann deshalb sinnvoll sein, bevor eine Rückzahlungsvereinbarung unterschrieben oder eine Forderung anerkannt wird. Das gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber eine kurze Zahlungsfrist setzt oder bereits Klage erhoben hat. Ein Anerkenntnis kann die spätere Verteidigung gegen die Forderung erschweren.

Die Kündigung war nur der Ausgangspunkt des Rechtsstreits

Obwohl das Verfahren aus einer fristlosen Kündigung hervorging, entschied das Landesarbeitsgericht in diesem Urteil nicht allgemein über die Voraussetzungen einer verhaltensbedingten, personenbedingten oder betriebsbedingten Kündigung. Die Wirksamkeit der Kündigung war bereits Gegenstand des vorausgegangenen Verfahrens. Im neuen Verfahren ging es um die Rückzahlung des Entgelts für die Zeit nach dem festgestellten Ende des Arbeitsverhältnisses.

Die Konstellation lässt sich deshalb als überzahltes Gehalt nach fristloser Kündigung beschreiben, ohne dass daraus allgemeine Regeln für jede fristlose Kündigung abgeleitet werden können. Wer eine schriftliche Kündigung erhält, muss unabhängig von einer möglichen Rückforderung die Frist für eine Kündigungsschutzklage beachten. Diese Klage muss grundsätzlich innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung erhoben werden. Zur besonderen Zweiwochenfrist bei einer fristlosen Kündigung finden sich weitere Hinweise in einem Beitrag zur Entscheidung des LAG Baden-Württemberg.

Revision: Die höchstrichterliche Klärung steht noch aus

Das Landesarbeitsgericht hat die Berufung der Arbeitgeberin zurückgewiesen, ihr die Kosten der Berufung auferlegt und die Revision zugelassen. Nach dem Entscheidungsdatensatz ist Revision unter dem Aktenzeichen 5 AZR 48/26 eingelegt worden. Eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts ist dort noch nicht angegeben.

Offen ist damit insbesondere die grundsätzliche Frage, ob eine zunächst unzulässige Klage die zweite Stufe einer vertraglichen Ausschlussfrist für eine spätere zulässige Klage noch sichern kann. Bis zu einer höchstrichterlichen Klärung sollte nicht darauf vertraut werden, dass eine einmal eingereichte Klage jede weitere Frist automatisch wahrt.

Entscheidend bleibt die rechtzeitige Fristenkontrolle

Das Urteil zeigt: Die Rückzahlung überzahlten Arbeitsentgelts wird nicht allein danach beurteilt, ob eine Zahlung rechnerisch ohne Rechtsgrund erfolgt ist. Im konkreten Fall bestand der Anspruch zunächst. Er scheiterte aber an der vertraglichen Ausschlussfrist, weil die erste gerichtliche Geltendmachung nicht zu einer rechtzeitigen materiellen Prüfung führte und die Arbeitgeberin anschließend zu lange wartete.

Für Arbeitnehmer bedeutet das: Eine Rückforderung sollte sorgfältig nach Anspruchsgrund, Abrechnung, Vertragsklausel und Prozessgeschichte geprüft werden. Die Entscheidung stärkt nicht pauschal die Position von Arbeitnehmern bei jeder Überzahlung. Sie macht aber deutlich, dass auch Arbeitgeber kurze Ausschlussfristen und die Folgen eines beendeten Vorprozesses beachten müssen. Ausschlussfristen im Arbeitsrecht können daher für die praktische Durchsetzbarkeit einer Forderung ebenso wichtig sein wie die Frage, ob die Zahlung ursprünglich tatsächlich geschuldet war.

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