Kündigungsschreiben: Wer muss die Kündigung unterschreiben?

Wer muss eine Kündigung unterschreiben? Nicht jede Person im Unternehmen darf eine Kündigung wirksam erklären. Entscheidend ist, ob die unterzeichnende Person gesetzlich vertretungsberechtigt oder wirksam bevollmächtigt ist. Fehlt diese Befugnis, kann die Kündigung unter bestimmten Voraussetzungen zurückgewiesen werden. Für Arbeitnehmer kommt es deshalb nicht nur auf den Kündigungsgrund, sondern auch auf die Form und den Absender des Schreibens an.

Wer darf ein Kündigungsschreiben unterschreiben?

Eine Kündigung wird grundsätzlich durch den Arbeitgeber oder durch eine für ihn handelnde Person erklärt. Bei einer juristischen Person, etwa einer GmbH, kann der gesetzliche Vertreter unterschreiben. Das ist in der Praxis insbesondere der Geschäftsführer. Bei anderen Unternehmensformen kommt es auf die jeweilige gesetzliche Vertretungsregelung an.

Auch ein Prokurist kann grundsätzlich für das Unternehmen handeln, weil sich seine Vertretungsmacht aus der Prokura ergibt. Anders liegt es bei Beschäftigten der Personalabteilung. Die Bezeichnung als Personalreferent oder Personalreferentin weist für sich genommen nicht nach, dass diese Person Kündigungen aussprechen darf. Für die Kündigung durch den Personalleiter oder eine andere Führungskraft kommt es daher auf die konkrete Stellung und die tatsächliche Bevollmächtigung an.

Schriftform und eigenhändige Unterschrift

Das Kündigungsschreiben in Schriftform muss eigenhändig unterschrieben sein. Eine bloße E-Mail, ein Scan oder eine sonstige elektronische Erklärung genügt für eine Kündigung grundsätzlich nicht. Unterschreiben muss entweder die kündigende Person selbst oder ein Vertreter.

Die Unterschrift allein beantwortet die entscheidende Frage allerdings noch nicht. Bei einer Vertretung muss zusätzlich feststehen, dass die Person für den Arbeitgeber handeln durfte. Die Vollmacht für eine Kündigung durch den Arbeitgeber kann sich aus der gesetzlichen Stellung, aus einer ausdrücklich erteilten Vollmacht oder aus den Umständen des Einzelfalls ergeben.

Was bedeutet „i.V.“ und reicht „i.A.“ aus?

Bei einer Stellvertretung sollte aus dem Kündigungsschreiben erkennbar sein, dass die unterzeichnende Person nicht im eigenen Namen, sondern für den Arbeitgeber handelt. Dafür wird regelmäßig das Kürzel „i.V.“ bei einer Kündigung verwendet. Es steht für „in Vertretung“.

Das Kürzel „i.A.“ bei einer Kündigung bedeutet dagegen „im Auftrag“. Dieses Kürzel macht eine Vertretungsmacht nicht ausreichend deutlich. Für Arbeitnehmer ist dabei wichtig: Nicht allein das Kürzel entscheidet über die Wirksamkeit. Maßgeblich bleiben die tatsächliche Vertretungsmacht und die weiteren Umstände des Einzelfalls. Ein formaler Hinweis kann eine fehlende Vollmacht nicht ersetzen.

Wann kann eine Kündigung zurückgewiesen werden?

Eine Kündigung ist ein einseitiges Rechtsgeschäft. Wird sie nicht vom gesetzlichen Vertreter des Arbeitgebers persönlich erklärt, kann eine Zurückweisung nach § 174 BGB in Betracht kommen, wenn der Vertreter keine Vollmachtsurkunde im Original vorlegt. Das betrifft insbesondere Situationen, in denen ein Arbeitnehmer nicht erkennen kann, ob die unterzeichnende Person zur Kündigung berechtigt ist.

Die Zurückweisung muss unverzüglich erfolgen und gerade wegen der fehlenden Vorlage der Vollmacht erklärt werden. Eine verspätete Reaktion kann dazu führen, dass dieses Recht nicht mehr ausgeübt werden kann. Ebenso kann eine Zurückweisung ausgeschlossen sein, wenn der Arbeitnehmer zuvor über die Bevollmächtigung informiert worden ist.

Für die Praxis bedeutet das: Wer eine Kündigung wegen fehlender Vollmachtsurkunde zurückweisen möchte, sollte nicht erst längere Zeit abwarten. Eine solche Erklärung sollte klar erkennen lassen, dass die Kündigung wegen fehlender Vollmachtsvorlage zurückgewiesen wird. Ob die Voraussetzungen tatsächlich vorliegen, hängt jedoch von den Umständen des konkreten Arbeitsverhältnisses ab.

Kann die Position des Unterzeichners ausreichen?

Nicht jede Bevollmächtigung muss dem Arbeitnehmer durch eine ausdrücklich vorgelegte Urkunde bekannt gemacht werden. Eine Kenntnis kann sich nach der Rechtsprechung auch aus den Umständen ergeben. Das wird als konkludente Kenntnis bezeichnet. Gemeint ist, dass sich aus dem Verhalten oder der Stellung im Betrieb ergeben kann, dass eine Person üblicherweise Kündigungen aussprechen darf.

Diese Aussage darf aber nicht pauschal auf jede Person aus der Personalabteilung übertragen werden. Weder die Bezeichnung einer Stelle noch die Zugehörigkeit zur Personalabteilung führt automatisch zu einer wirksamen Kündigungsbefugnis.

Was Arbeitnehmer nach Erhalt einer Kündigung prüfen sollten

Wer ein Kündigungsschreiben erhält, sollte das Original aufbewahren und den Zugang dokumentieren. Zusätzlich können folgende Punkte für die erste Prüfung relevant sein:

• Wer hat die Kündigung unterschrieben?
• Ist die Person als gesetzlicher Vertreter des Arbeitgebers erkennbar?
• Enthält das Schreiben einen Hinweis auf eine Vertretung, etwa „i.V.“?
• Wurde eine Vollmachtsurkunde im Original vorgelegt?
• War dem Arbeitnehmer die Kündigungsbefugnis der unterzeichnenden Person bereits bekannt?
• Wann und auf welchem Weg ist die Kündigung zugegangen?

Die Frage der Unterschrift ist nur ein möglicher rechtlicher Angriffspunkt. Zusätzlich können etwa der Inhalt des Schreibens, die Kündigungsfrist, ein bestehender Sonderkündigungsschutz oder die Beteiligung einer Arbeitnehmervertretung eine Rolle spielen. Die Unwirksamkeit der Unterschrift bedeutet daher nicht automatisch, dass jede andere Frage zum Arbeitsverhältnis ebenfalls geklärt ist.

Unterschrift und Kündigungsschutzklage unterscheiden

Die Prüfung, ob eine Kündigung wirksam unterschrieben wurde, ist von einer Kündigungsschutzklage wegen einer fehlerhaften Unterschrift zu unterscheiden. Die Unterschrift kann ein wichtiger Bestandteil der rechtlichen Bewertung sein. Ob und auf welchem Weg dagegen vorgegangen werden sollte, hängt jedoch davon ab, ob die Kündigung zurückgewiesen werden kann, welche weiteren Einwände bestehen und welche Fristen im konkreten Fall gelten.

Deshalb sollten Arbeitnehmer das Schreiben nicht nur fotografieren, sondern vollständig sichern, einschließlich Umschlag und Anlagen. Auch interne Informationen darüber, welche Funktion die unterzeichnende Person innehat, können relevant sein. Dazu gehören beispielsweise frühere Schreiben derselben Person oder Mitteilungen des Arbeitgebers zu ihrer Zuständigkeit.

Fazit: Die Unterschrift ist mehr als eine Formalität

Wer eine Kündigung unterschreiben muss, lässt sich nicht allein anhand der Berufsbezeichnung beantworten. Geschäftsführer und andere gesetzliche Vertreter können aufgrund ihrer Stellung vertretungsberechtigt sein. Bei Prokuristen ergibt sich die Befugnis grundsätzlich aus der Prokura. Bei Personalverantwortlichen und sonstigen Führungskräften kommt es dagegen auf die konkrete Vollmacht und die erkennbaren Umstände an.

Für Arbeitnehmer kann eine fehlende Vollmachtsurkunde eine Möglichkeit zur Zurückweisung eröffnen. Diese Reaktion muss unverzüglich erfolgen und setzt voraus, dass die rechtlichen Bedingungen erfüllt sind. Eine Kündigung sollte daher zeitnah fachlich geprüft werden. Die Frage, wer unterschrieben hat und ob diese Person dazu berechtigt war, kann für die weitere Bewertung des Arbeitsverhältnisses entscheidend sein.

Foto von RDNE Stock project auf Pexels